|
|
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ДАНЬ МОДЕ ИЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ? На сегодняшний день большинству здравомыслящих людей понятно, что своим временем необходимо сознательно управлять. И чем лучше мы будем им управлять, тем больше успеем сделать.
Нехватка времени – настоящий бич нашего времени. С его нехваткой сталкиваются все от мала до велика. Школьникам не хватает времени, чтобы сделать домашнее задание, студентам – освоить все необходимые материалы за отведённый срок, работникам – выполнить все возложенные обязанности, а бизнесменам – сделать всё, что было запланировано. Почему это происходит? Как показывают исследования, потому, что около 40% рабочего времени расходуется впустую. С нерабочим же временем дело обстоит ещё плачевнее – большинство людей бездарно тратят 70% личного времени.
Проблема налицо! А если есть проблема, то должно быть и решение. И такое решение было найдено – тайм-менеджмент. Или, говоря по-русски, искусство управления временем.
Те, кто краем уха слышали о тайм-менеджменте, представляют себе его как некую систему планирования времени по принципу – записал все дела и выполнил их. Это не совсем верное представление. Понятие «тайм-менеджмент» гораздо шире. Попробуем разобраться в этом понятии получше.
Планирование действительно является одним из главных элементов тайм-менеджмента, но далеко не единственным. И не просто обычное планирование, а планирование двухступенчатое. Первая ступень – составляется список всех необходимых дел. Вторая ступень – дела ранжируются в соответствии с приоритетностью. Составить список всех дел для любого человека не составит труда, а вот при расстановке приоритетов зачастую возникают трудности. Я рекомендую Вам пользоваться при расстановке приоритетов знаменитым бизнес-правилом: «20% всех дел дают 80% результатов». Другими словами, только 1/5 часть от всех дел приносит результат. Остальные дела можно отложить на потом или вовсе отбросить. Выделите эту пятую часть дел и приступайте к их выполнению.
Для ранжирования дел можно использовать систему «1-2-3».
Дела из категории «1» самые важные. Однако их выполнение требует всего 10% времени. При этом эффект от выполнения этих дел достигает 70%!
Дела из категории «2» - дела средней важности. На их выполнение уходит 20% времени. Эффект от их выполнения – 20%.
В категорию «3» стоит отнести дела малой важности – рутину, которая занимает 70% времени, но приносит всего 10% результатов.
Поначалу Вам сложно будет расставлять приоритеты, но чем больше вы будете практиковаться, тем лучше будут результаты.
А главное, не сосредотачивайте внимание на планировании всего времени. Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени. 20% рекомендуется оставить на решение непредвиденных трудностей и задач, а еще 20% оставить для свободной творческой деятельности.
Ещё один важный элемент тайм-менеджмента – умение выполнять неприятные дела. К разряду неприятных относятся такие дела, которые по каким-либо причинам нам не хочется или неинтересно выполнять. Поэтому человек стремиться любыми путями отложить их выполнение в долгий ящик. Постепенно такие дела накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их выполнения. Помните, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому, чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас останется.
Немаловажен и третий элемент тайм-менеджмента – оптимизация общения. Один из основных источников временных потерь – ненужное общение с окружающими и выполнение чужих дел. Отвлекающие телефонные звонки, беседы с сослуживцами или знакомыми в рабочее время, просмотр новостей – всё это отнимает до 30% рабочего времени. А если Вы ещё и помогаете кому-то в решении его проблем? Избавьтесь от всего этого, научитесь говорить твёрдое «нет!».
Четвёртый элемент – работа с информацией. Главная ошибка большинства людей – желание впитывать как можно больше разнообразной информации. Это не всегда идёт на пользу. Напротив, зачастую это приводит к колоссальным временным потерям. Помните, человеческий мозг способен давать максимальную отдачу только при работе с одним конкретным объектом. Поэтому, выделите главное дело или объект на данный момент времени и только с ним работайте.
И последний элемент – умение чередовать работу и отдых. Не перегружайте себя работой. Помните, к новому рабочему циклу организм должен подойти отдохнувшим. Не экономьте на перерывах, еде и крепком здоровом сне.
А в заключении хочется сказать, тайм-менеджмент – это не очередное модное течение, а жизненная необходимость для большинства из нас. КАК ПОБЕДИТЬ НЕХВАТКУ ВРЕМЕНИ? Одной из главных проблем современного бизнесмена является нехватка времени. Хочется начать новый проект, улучшить что-либо в существующем бизнесе, сделать больше – но не получается. Старые дела наваливаются на новые и не дают возможности всё успеть. Как с этим бороться?
Есть несколько простых и эффективных методик, которые помогут Вам справится с нехваткой времени. Суть этих методик – исправление ошибок в собственном поведении.
Одна из основных ошибок любого руководителя – желание полностью контролировать работников, подгонять их. Руководитель считает, что если он не подгоняет работников, не направляет их деятельность – они бездействуют. Это ошибочная установка, отнимающая у руководителя массу сил, времени и энергии. Гораздо более правильной выглядит модель, когда руководитель предоставляет работникам возможность работать по собственным графикам, спрашивая с них при этом по результатам труда.
Вторая ошибка – боязнь свободного времени. Руководителю часто кажется, что если у работника появилось свободное время, то это ненормально. Более того, по мнению руководителя, такой работник и дальше будет стремиться бездействовать. Это не так. Позвольте работнику самому распоряжаться своим рабочим временем – это даст гораздо больший эффект.
Третья ошибка – масса ненужной работы, которую придумывает руководитель. Вспомните, Вы наверняка требуете от подчинённых предоставления отчётов, балансов, записок и т.д. Организуете летучки, планёрки, заседания. Контролируете все дела фирмы утром, днём и вечером. Так? А теперь составьте список всех подобных «псевдо-дел» и вычеркните большинство тех, без которых вполне можно обойтись. Посмотрите, сколько свободного времени у Вас появилось.
Потратьте высвободившееся время на следующие задачи, которых Вы наверняка избегали ранее:
1. Объяснение каждому работнику его целей и задач на конкретный период времени.
2. Организацию обязательных занятий с работниками по стратегическим целям компании.
3. Выяснение с каждым работником его видения ситуации в коллективе.
4. Разработка конкретных конечных показателей, которых должны достигнуть подчинённые.
5. Определение и доведение до сведения каждого возможных вознаграждений в случае успешного достижения поставленных целей.
6. Доведение до сведения каждого работника форм и методов контроля за исполнением поставленных задач.
7. Доведения до сведения каждого работника информации о взысканиях за невыполнение поставленных задач.
Только скорректировав свою модель поведения, Вы сможете справиться с катастрофической нехваткой времени. Соблюдайте вышеизложенные правила, и Вы легко победите нехватку времени и достигнете успеха в бизнесе! У МЕНЯ НИ НА ЧТО НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ! ЭТО ПРО ВАС? Одна из самых частых жалоб современного человека, та, что указана в заголовке. Темп жизни с каждым днём возрастает и человеку трудно успеть сделать всё необходимое. Вы ежедневно сталкиваетесь с нехваткой времени? Тогда эта статья для Вас!
Как показывают исследования, более 80% людей считают себя перегруженными на работе и недовольны соотношением показателя «работа/личная жизнь». Это происходит потому, что, во-первых, люди разучились грамотно распределять своё время, а во-вторых, потому, что разучились отдыхать. Бизнес – это гонка. Кто стоит на месте, тот проигрывает. Этого правила придерживается большинство владельцев фирм. Ускоряясь сами, они ускоряют своих работников. А так как сами руководители не умеют грамотно организовывать своё время, то не могут грамотно организовать и время своих работников. Это в конечном итоге и приводит к тотальной нехватке времени, которого на самом деле вполне достаточно. Необходимо только грамотно его распределить.
Основная проблема с нехваткой времени у наёмных работников происходит из-за стремления к карьерному росту. В погоне за карьерой они до упора забивают свой рабочий день, записываются на десятки курсов, жертвуют личной жизнью, и всё равно не успевают сделать всё, что хотели.
Любопытно, что социологи уже не первое десятилетие говорят о том, что темп жизни современного человека противоестественен. На недавней международной конференции в Оксфорде с призывом «притормозить» выступили сразу два докладчика - Карл Оноре и Берри Шварц. Оба - авторы книг на тему «замедления жизни».
Чем же не устраивает ученых современный темп человеческого существования? Дело в том, что, с точки зрения циничных социальных антропологов, на развитие любого вида влияют два фактора. Межвидовая и внутривидовая конкуренция. Однако человек уже давно вытеснил всех остальных хищников, свел к минимуму влияние окружающей среды и теперь конкурирует сам с собой. Автор этой идеи Конрад Лоренц сравнил темп жизни современных людей с оперением райских птиц - причудливым, но совершенно не функциональным. Святая святых современного бизнеса - идея достижения успеха - является не более чем иллюстрацией этого тезиса. Мы просто конкурируем друг с другом, и тратим большую часть времени на доказательство своей состоятельности. За счет этого и растет темп жизни. И практика подтверждает этот вывод. Большую часть времени на работе поглощает совершенно непродуктивное общение с окружающими.
Как же бороться с нехваткой времени? Очень просто – необходимо заняться собственным тайм-менеджментом. Научитесь рационально использовать своё время и вы забудете фразу «у меня ни на что нехватает времени» навсегда!
|
|
